Paragraaf Bedrijfsvoering

De verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de jaarrekening
Niet de accountant, maar het college is verantwoordelijk voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Dat komt door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Het college van burgemeester en wethouders legt daarmee verantwoording af aan de gemeenteraad.

Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf verslagjaar 2023 is het college verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven bij de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt aangegeven dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties relevante wet- en regelgeving naleeft binnen de door de raad gestelde kaders. De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. 

Hiervoor wordt een goedkeuringstolerantie gehanteerd. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voorgeschreven voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. Voor fouten en onzekerheden geldt een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves.

Op basis van de primaire begroting 2025 (afgerond € 170 miljoen) van onze gemeente betekent dit dat een totaalbedrag aan fouten en onzekerheden van circa € 3,4 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Op basis van de uiteindelijk in de jaarrekening gerealiseerde lasten (afgerond € 206 miljoen) betekent dit een bedrag van € 4,1 miljoen.

Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat een deel van de verantwoorde baten, lasten en  balansmutaties niet rechtmatig tot stand is gekomen. Voor zover deze onrechtmatigheden binnen de daarvoor gestelde grenzen blijven, worden zij als acceptabel beschouwd. Het totaal aan onrechtmatigheden bedraagt € 5,2 miljoen, waarvan € 4,4 miljoen wordt aangemerkt als acceptabel.

Conform de Kadernota rechtmatigheid en op basis van de afspraken met de raad worden de afwijkingen boven de rapportagegrens (€ 100.000) hieronder toegelicht:

Het begrotingscriterium is geanalyseerd op het autorisatieniveau van de raad, zoals deze in de financiële verordening vastgelegd is. Dit betekent dat over- en onderschrijdingen van baten en lasten geanalyseerd dienen te worden voor de productgroep 1.1, programma’s 1 tot en met 4, programma 5 per productgroep en algemene dekkingsmiddelen.

Wanneer overschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn, bijvoorbeeld wanneer deze gerelateerd zijn aan open einde regelingen, tijdig gemeld zijn aan de raad, of voortvloeien uit bestaand beleid hoeven deze volgens de kadernota rechtmatigheid 2025 niet toegelicht te worden.
Wij zien de volgende overschrijdingen van lasten (€ 3.605.000) op programma's en investeringsbudgetten
(€ 1.263.000) die gerapporteerd (groter dan € 100.000) dienen te worden:

• € 970.000 overschrijding op productgroep 1.1. Dit betreft een aanvullende storting in de voorziening wethouderspensioenen. Later in het boekjaar bleek dat voor de berekening een nieuwe systematiek moest worden toegepast. Voor deze berekening was de gemeente afhankelijk van gegevens van derden. Hierdoor kon de begrotingsafwijking niet tijdig worden voorzien en wordt deze onrechtmatigheid als acceptabel aangemerkt.
• € 1,8 miljoen overschrijding op lasten van productgroep 5.2 maatwerkvoorzieningen. Dit betreffen kosten die gerelateerd zijn aan open einde regelingen binnen het sociaal domein. Daarmee is volgens de kadernota rechtmatigheid de onrechtmatigheid acceptabel.
• € 812.000 overschrijding op programma 9 Algemene dekkingsmiddelen. Dit overschrijding heet met name  betrekking op een aantal decentrale budgetten.

• € 757.000 overschrijding op kredieten programma 2. Dit betreft de investeringskredieten Havenkwartier Balk en Herinrichting Haulsterweg/Jousterweg Haskerhorne. Voor deze kredieten geldt dat, tegenover de gemelde overschrijding inkomsten verwacht worden die deze overschrijding dekken. De overschrijding is passend binnen de bestaande plannen. Daarmee is volgens de kadernota rechtmatigheid deze onrechtmatigheid acceptabel.
• € 407.000 overschrijding op kredieten programma 2. Dit betreft investeringskredieten vervangingsinvestering wegen 2023, afronden Delfstrahuizen-West en sanering Wumkesstraat Joure. Deze overschrijdingen worden beschouwd als onrechtmatig en gaan mee in het totaalbedrag aan onrechtmatigheid.

Voor onderschrijdingen op lasten en afwijkingen op de baten geldt dat, mits tijdig gemeld, deze niet onrechtmatig zijn. Wij zien in alle programma’s onderschrijdingen op eenmalige kredieten. Deze kunnen, wanneer gedurende het jaar uitgegeven is op dit krediet, niet eerder overgeheveld worden naar het volgende jaar. Het overhevelen van kredieten naar een volgend jaar is in lijn met de werkwijze van afgelopen jaren. Het informeren over de onderschrijding bij het verstrekken van de jaarrekening wordt hierdoor gezien als tijdig gemeld en daarmee zijn de onderschrijdingen van lasten en afwijkingen op baten rechtmatig.

In de uitgevoerde interne controles is een aantal fouten (onrechtmatigheden) vastgesteld in het proces van inkoop- en aanbestedingen. De fout bedraagt € 19.245 en is veroorzaakt door een doorloopfout uit 2024. Daarnaast bedraagt het totaal aan onzekerheden € 320.307. Dit betreffen administratieve onzekerheden die zijn geconstateerd door incidentele personele factoren. Deze dossiers zijn geïsoleerd om de impact op de totale populatie te beperken, en voor 2026 zijn gerichte beheersmaatregelen geadviseerd om de centrale dossiervorming en contractoverdracht structureel te borgen.

Afgelopen jaren zijn forse verbeteringsslag doorgevoerd op kwaliteit van Inkoop en aanbesteden. Voorbeelden zijn een vernieuwd inkoopbeleid, het implementeren van een centraal contractbeheersysteem, monitoring middels een live spend-analyse en het voeren van periodieke gesprekken over inkopen door de gehele organisatie. Deze beheersmaatregelen zorgen voor meer bewustzijn over inkoopwet- en regelgeving in de organisatie, wat uiteindelijk zorgt voor rechtmatige inkopen.